Opening and keeping the registration record, prescribed and public land, corrections and cancellations, the cadastre link, certificates of title, registrars and supervision. Full text in English, with the Spanish original under every paragraph.
This page is part 2 of 2 of the English translation of Colombia’s Law 1579 of 2012 (land registration). The overview has the card, a summary, our commentary and the amendment history.
CHAPTER X · PROPERTY REGISTRATION RECORDCAPÍTULO X · FOLIO DE MATRÍCULA INMOBILIARIA
Art. 48. OPENING OF THE REGISTRATION RECORD. The registration record (folio de matrícula) shall be opened at the request of a party or ex officio by the Registrar, as follows:
At the request of a party, where the interested parties submit to the relevant Registry Office the titles supporting their rights over real property, bearing the proper registration notes, and on that basis the appropriate certificates are issued, which shall serve as background or as evidence for bringing ordinary proceedings to clarify ownership or to perfect title. The corresponding registration record shall be opened if this is appropriate under this Law.
Ex officio, where the chain of title is transferred from the Old Registration System to the Current Registration System.
ARTÍCULO 48. APERTURA DE FOLIO DE MATRÍCULA. El folio de matrícula se abrirá a solicitud de parte o de oficio por el Registrador, así:
A solicitud de parte cuando los interesados, presenten ante la correspondiente Oficina de Registro los títulos que amparan sus derechos sobre bienes raíces con las debidas notas del registro, y con base en ellos se expiden las certificaciones a que haya lugar, las cuales servirán de antecedente o medio probatorio para la iniciación de procesos ordinarios para clarificar la propiedad o saneamiento de la misma. Se abrirá el folio de matrícula respectivo si es procedente de conformidad con esta ley.
De oficio, cuando se traslada la tradición del Antiguo Sistema de Registro al Sistema Vigente de Registro.
Art. 49. PURPOSE OF THE REGISTRATION RECORD. The manner of opening and keeping the registration record shall conform to the provisions of this Law, so that the record shows at all times the legal status of the property concerned.
ARTÍCULO 49. FINALIDAD DEL FOLIO DE MATRÍCULA. El modo de abrir y llevar la matrícula se ajustará a lo dispuesto en esta ley, de manera que aquella exhiba en todo momento el estado jurídico del respectivo bien.
Paragraph. Where the plot concerned is II [sic] located in two or more registration districts, the registry office competent to open and maintain the registration record identifying it shall be the one in whose district the greater part of the land lies; where the area of the property is divided in equal proportions, the holder of the right of ownership shall decide which Registry Office is to keep the property registration record.
PARÁGRAFO. En aquellos casos en que el predio de que se trate se encuentre II [sic] ubicado en dos o mas círculos registrales, será competente para abrir y mantener el folio de matrícula que lo identifique, la oficina de registro donde se encuentre localizada la mayor parte del terreno y cuando el área del inmueble se encuentre en proporciones iguales, será el titular del derecho de dominio quien decida la Oficina de Registro, que mantendrá la matrícula inmobiliaria.
Art. 50. PROPERTY REGISTRATION RECORD AND CADASTRAL IDENTITY CARD. Each property registration record (folio de matrícula inmobiliaria) shall correspond to one cadastral unit, and the relevant registrations shall refer to it. Accordingly, where a property is physically divided or a portion is segregated from it, or it is subdivided into parcels or developed as an urban development, or it is placed under ownership by floors or apartments, or several plots are amalgamated, the Registrar shall notify the relevant cadastral office so that it may prepare the cadastral file or identity card (ficha o cédula) for each unit. Failure to comply with this duty constitutes a disciplinary offence by the Registrar.
ARTÍCULO 50. MATRÍCULA INMOBILIARIA Y LA CÉDULA CATASTRAL. Cada folio de matrícula inmobiliaria corresponderá a una unidad catastral y a ella se referirán las inscripciones a que haya lugar. En consecuencia, cuando se divida materialmente un inmueble o se segregue de él una porción, o se realice en él una parcelación o urbanización, o se constituya en propiedad por pisos o departamentos, o se proceda al englobe de varios predios el Registrador dará aviso a la respectiva oficina catastral para que esta proceda a la formación de la ficha o cédula correspondiente a cada unidad. El incumplimiento de este deber constituye falta disciplinaria del Registrador.
Art. 51. OPENING OF REGISTRATION RECORDS ON SEGREGATION OR AMALGAMATION. Whenever the title entails the division of a property into several sections or the amalgamation of several such sections into a single unit, new registration records shall be opened, noting the records from which they derive, and the encumbrances, restrictions and charges in force shall be carried over from the registration records of the larger property.
ARTÍCULO 51. APERTURA DE MATRÍCULA EN SEGREGACIÓN O ENGLOBE. Siempre que el título implique fraccionamiento de un inmueble en varias secciones o englobamiento de varias de estas en una sola unidad, se procederá a la apertura de nuevos folios de matrícula, en los que se tomará nota de donde se derivan, y a su vez se procederá al traslado de los gravámenes, limitaciones y afectaciones vigentes de los folios de matrícula de mayor extensión.
Art. 52. OPENING OF REGISTRATION RECORDS ON REGISTRATION OF HORIZONTAL PROPERTY. When ownership by floors, apartments, horizontal property (propiedad horizontal) or condominium is constituted, the cadastral record and the registration record for the building as a whole shall be kept, with the proper entries, for matters relating to property in common use. For the private units held in full ownership resulting from the constitution of ownership by floors or horizontal property, separate cadastral records and registration records shall be opened, segregated from the general record and registration record, both to show their origin and to state the share in the common property corresponding to each individual owner. Reciprocal cross-reference notes shall be made in the general cadastral record and registration record and in the individual records.
ARTÍCULO 52. APERTURA DE MATRÍCULA EN REGISTRO DE PROPIEDAD HORIZONTAL. Al constituirse una propiedad por pisos, departamentos, propiedad horizontal o condominio, se mantendrán el registro catastral y el folio de matrícula correspondiente al edificio en general, con las debidas anotaciones, para lo relativo a los bienes de uso común. Para las unidades privadas de dominio pleno resultantes de la constitución de propiedad por pisos u horizontal, se abrirán los correspondientes registros catastrales y folios de matrículas independientes, segregados del registro y del folio general, tanto para señalar su procedencia, como para indicar la cuota que a cada propietario individual corresponde en los bienes comunes. En el registro catastral y en el folio de matrícula general, como en los registros y folios individuales, se sentarán recíprocas notas de referencia.
Art. 53. RECONSTRUCTION OF REGISTRATION RECORDS. In the event of loss, destruction or deterioration of the records or indexes, they shall be reconstructed on the basis of the duplicate kept in the archive or, failing that, on the basis of the authentic documents and entries found in the office itself or held by the interested parties, after the administrative proceedings provided for in the Code of Administrative Procedure and Contentious-Administrative Litigation.
For original documents or titles of which there is no authentic copy issued by the person who held them, the copy issued by the Registrar of Public Instruments on the basis of the one kept in his archive shall serve as substitute evidence, provided that its issue is ordered by a competent authority.
ARTÍCULO 53. RECONSTRUCCIÓN DE FOLIOS DE MATRÍCULA. En caso de pérdida, destrucción o deterioro de los folios o índices, se procederá a su reconstrucción con base en el duplicado del mismo que se conserve en el archivo, o en su defecto, con fundamento en los documentos auténticos y anotaciones que se encuentren en la propia oficina o en poder de los interesados, previo el trámite de la actuación administrativa contemplada en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Los documentos o títulos originales de los que no se tenga copia auténtica expedida por quien lo guardaba, se tendrá como prueba supletoria del mismo la copia que expida el Registrador de Instrumentos Públicos con base en la que conserva en su archivo, siempre que la expedición sea decretada por autoridad competente.
Art. 54. UNIFICATION OF PROPERTY REGISTRATION RECORDS. By virtue of the principle of specificity, where, at the request of a party or ex officio, two or more property registration records are found to have been assigned to the same property, the Registrar shall unify them in accordance with the regulations issued on the matter by the Superintendence of Notaries and Registration.
ARTÍCULO 54. UNIFICACIÓN DE FOLIOS DE MATRÍCULA INMOBILIARIA. En virtud del principio de especialidad cuando a solicitud de parte o de oficio se encuentren dos o más folios de matrícula inmobiliaria asignados a un mismo inmueble, el Registrador procederá a su unificación de conformidad con la reglamentación que sobre el particular expida la Superintendencia de Notariado y Registro.
Art. 55. CLOSING OF REGISTRATION RECORDS. Whenever several plots are amalgamated, or the remaining part of them is sold, or the titles or documents that give them their legal basis are cancelled by judicial or administrative order and there are no entries in force, the property registration records shall be closed for that purpose or an entry shall be made reading “Record Closed” (“Folio Cerrado”).
ARTÍCULO 55. CIERRE DE FOLIOS DE MATRÍCULA. Siempre que se engloben varios predios o la venta de la parte restante de ellos o se cancelen por orden judicial o administrativa los títulos o documentos que la sustentan jurídicamente y no existan anotaciones vigentes, las matrículas inmobiliarias se cerrarán para el efecto o se hará una anotación que diga “Folio Cerrado”.
CHAPTER XI · OPENING OF REGISTRATION RECORDS FOR PROPERTY ACQUIRED BY PRESCRIPTIONCAPÍTULO XI · APERTURA DE MATRÍCULA DE BIENES PRESCRITOS
Art. 56. REGISTRATION RECORD FOR PROPERTY AWARDED IN PROCEEDINGS FOR ACQUISITIVE PRESCRIPTION OF OWNERSHIP. At the request of the interested party, once the judgment declaring ownership (sentencia declarativa de pertenencia) has become final, the Registrar shall register it in the registration record for the property concerned.
If that registration record has not been opened, or the description of the property appearing in it does not match exactly the description given in the judgment, the registration record shall be opened or renewed, as the case may be, conforming in all other respects to the specifications laid down in this Law, but without any need to list the titles prior to the judgment.
ARTÍCULO 56. MATRÍCULA DE BIENES ADJUDICADOS EN PROCESO DE PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DEL DOMINIO. Previa solicitud del interesado, ejecutoriada la sentencia declarativa de pertenencia, el Registrador la inscribirá en el folio de matrícula correspondiente al bien de que se trate.
Si esta matrícula no estuviere abierta o la determinación del bien que apareciere en ella no coincidiere exactamente con la expresada en la sentencia, será abierta o renovada, según el caso, la respectiva matrícula, ajustándola por lo demás a las especificaciones establecidas en la presente ley, pero sin que sea necesario relacionar los títulos anteriores al fallo.
CHAPTER XII · OPENING OF REGISTRATION RECORDS FOR PUBLIC VACANT LANDSCAPÍTULO XII · APERTURA MATRÍCULA DE BIENES BALDÍOS
Art. 57. OPENING OF PROPERTY REGISTRATION RECORDS FOR PUBLIC VACANT LANDS. Once the administrative act issued by the Colombian Institute for Rural Development (Incoder), or the body acting in its stead, has become final, the property registration record identifying a public vacant plot (baldío) shall be opened in the name of the Nation – Incoder, or the body acting in its stead.
Where such public vacant lands are located within the areas forming the National Natural Parks System of Colombia, the property registration record shall be opened in the name of the Nation – National Natural Parks of Colombia on the basis of the administrative act issued by the Ministry of Environment and Sustainable Development, or the body acting in its stead. In the latter case, and in view of the rules governing the right of ownership in those protected areas, National Natural Parks of Colombia shall carry out this procedure for all property located within those areas, except for property held under titles constituting a right of ownership in accordance with the agrarian laws and duly registered in the land register.
Where titles constituting a right of ownership in accordance with the agrarian laws are duly registered within the areas of the National Natural Parks System, the Ministry of Environment and Sustainable Development shall request the registration of the restriction on ownership in the property registration record of each plot.
ARTÍCULO 57. APERTURA DE MATRÍCULA INMOBILIARIA DE BIENES BALDÍOS. Ejecutoriado el acto administrativo proferido por el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), o quien haga sus veces, procederá la apertura de la matrícula inmobiliaria que identifique un predio baldío a nombre de la Nación - Incoder, o quien haga sus veces.
En el caso en que dichos bienes baldíos, se encuentren ubicados dentro de las áreas que conforman el Sistema de Parques Nacionales Naturales de Colombia, se procederá con fundamento en el acto administrativo proferido por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible o quien haga sus veces a la apertura de la matrícula inmobiliaria a nombre de la Nación - Parques Nacionales Naturales de Colombia. En este último caso, y atendiendo a las normas que regulan el derecho de dominio en dichas áreas protegidas, Parques Nacionales Naturales de Colombia deberá adelantar este trámite para todos los bienes ubicados al interior de estas áreas, dejando a salvo aquellos que cuenten con títulos constitutivos de derecho de dominio conforme a las leyes agrarias y que se encuentren debidamente inscritos en el registro inmobiliario.
En caso de que se encuentren debidamente registrados títulos constitutivos de derecho de dominio conforme a las leyes agrarias, dentro de las áreas del Sistema de Parques Nacionales Naturales, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible deberá solicitar la inscripción de la limitación de dominio en la matrícula inmobiliaria de cada predio.
Paragraph. The opening of the registration record and any registrations required shall be carried out in accordance with the regulations issued by the National Government for that purpose.
PARÁGRAFO. La apertura del folio de matrícula, así como las inscripciones a que haya lugar se harán de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional para tal fin.
Art. 58. PROHIBITION OF REGISTRATIONS. Once the registration record has been opened, any act subject to registration may be registered only with the express authorisation of Incoder, or the body acting in its stead, or upon citation of the law so authorising.
ARTÍCULO 58. PROHIBICIÓN DE INSCRIPCIONES. Una vez abierto el folio de matrícula solo procederá la inscripción de cualquier acto sujeto a registro, con la expresa autorización del Incoder o quien haga sus veces, o la cita de la ley que así lo autorice.
Paragraph. Where the authorisation of Incoder, or the body acting in its stead, is required, it shall be recorded (protocolizada) in the relevant public deed, failing which it shall not be registered.
PARÁGRAFO. Cuando se requiera la autorización del Incoder o quien haga sus veces, esta se deberá protocolizar en la respectiva escritura pública sin lo cual no procederá su inscripción.
CHAPTER XIII · CORRECTION OF ERRORS AND ADMINISTRATIVE PROCEEDINGSCAPÍTULO XIII · CORRECCIÓN DE ERRORES Y ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Art. 59. PROCEDURE FOR CORRECTING ERRORS. Errors made in the examination and/or registration shall be corrected as follows:
Arithmetical, spelling, keying or typing errors that are apparent from the background documents and do not affect the legal nature of the act or its essential content may be corrected at any time by replacing the wrong information with the correct information, or by amending or deleting what was written and entering the correct text.
Errors made at the time of examination and detected before notice of the relevant registration act has been given shall be corrected in the manner indicated in the preceding paragraph.
Errors that alter the legal status of the property and have been made public or have produced effects between the parties or as against third parties may be corrected only through administrative proceedings, in compliance with the requirements and procedures laid down in the Code of Administrative Procedure and Contentious-Administrative Litigation, or in the rule that supplements or amends it, and in this Law.
Registration endorsements that were not signed shall be signed by the person currently holding the office of Registrar, after attesting that the processing of the document or title that gave rise to that registration was carried out correctly and completely, and with authorisation by an administrative act issued by the Delegate Superintendence for Registration. The request for authorisation shall be accompanied by a certificate issued by the Registrar of Public Instruments stating that the registration met all the requirements.
For every correction made in the property registration record, a corresponding annotation shall be made referring to the corrected entry, the type of correction made and, where the correction resulted from administrative proceedings, the administrative act ordering it.
ARTÍCULO 59. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR ERRORES. Los errores en que se haya incurrido en la calificación y/o inscripción, se corregirán de la siguiente manera:
Los errores aritméticos, ortográficos, de digitación o mecanográficos que se deduzcan de los antecedentes y que no afecten la naturaleza jurídica del acto, o el contenido esencial del mismo, podrán corregirse en cualquier tiempo sustituyendo la información errada por la correcta, o enmendando o borrando lo escrito y anotando lo correcto.
Los errores en que se haya incurrido al momento de la calificación y que se detecten antes de ser notificado el acto registral correspondiente, se corregirán en la forma indicada en el inciso anterior.
Los errores que modifiquen la situación jurídica del inmueble y que hubieren sido publicitados o que hayan surtido efectos entre las partes o ante terceros, solo podrán ser corregidos mediante actuación administrativa, cumpliendo con los requisitos y procedimientos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o de la norma que lo adicione o modifique y en esta ley.
Las constancias de inscripción que no hubieren sido suscritas, serán firmadas por quien desempeñe en la actualidad el cargo de Registrador, previa atestación de que se surtió correcta y completamente el proceso de trámite del documento o título que dio origen a aquella inscripción y autorización mediante acto administrativo expedido por la Superintendencia Delegada para el Registro. A la solicitud de autorización deberá anexarse certificación expedida por el Registrador de Instrumentos Públicos, en el sentido de que dicha inscripción cumplió con todos los requisitos.
De toda corrección que se efectúe en el folio de matrícula inmobiliaria, se debe dejar la correspondiente salvedad haciendo referencia a la anotación corregida, el tipo de corrección que se efectuó, el acto administrativo por el cual se ordenó, en el caso en que esta haya sido producto de una actuación administrativa.
Paragraph. The Superintendence of Notaries and Registration shall issue the corresponding regulations for the conduct of administrative proceedings in accordance with the laws in force.
PARÁGRAFO. La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá la reglamentación correspondiente para el trámite de las actuaciones administrativas de conformidad con las leyes vigentes.
Art. 60. APPEALS. Registration acts and acts refusing registration are subject to an application for reconsideration (reposición) before the Registrar of Public Instruments and to an appeal (apelación) before the Director of Registration or the official acting in that capacity.
Where a registration has been made in breach of a rule prohibiting it or is manifestly unlawful, since an error committed in the registry does not create rights, it is not necessary, in order to correct it after administrative proceedings, to request the express written authorisation of the person who obtained access to the registry in those circumstances.
ARTÍCULO 60. RECURSOS. Contra los actos de registro y los que niegan la inscripción proceden los recursos de reposición ante el Registrador de Instrumentos Públicos y el de apelación, para ante el Director del Registro o del funcionario que haga sus veces.
Cuando una inscripción se efectúe con violación de una norma que la prohíbe o es manifiestamente ilegal, en virtud que el error cometido en el registro no crea derecho, para proceder a su corrección previa actuación administrativa, no es necesario solicitar la autorización expresa y escrita de quien bajo esta circunstancia accedió al registro.
CHAPTER XIV · CANCELLATIONS IN THE REGISTRYCAPÍTULO XIV · CANCELACIONES EN EL REGISTRO
Art. 61. DEFINITION. The cancellation of a registry entry is the act whereby a registration or an inscription is rendered ineffective.
ARTÍCULO 61. DEFINICIÓN. La cancelación de un asiento registral es el acto por el cual se deja sin efecto un registro o una inscripción.
Art. 62. GROUNDS FOR CANCELLATION. The Registrar shall cancel a registration or inscription when presented with proof of the cancellation of the relevant title or act, or with a judicial or administrative order to that effect.
The cancellation of a registration shall be made in the registration record, referring to the act, contract or decision ordering or supporting it and indicating the entry being cancelled.
ARTÍCULO 62. PROCEDENCIA DE LA CANCELACIÓN. El Registrador procederá a cancelar un registro o inscripción cuando se le presente la prueba de la cancelación del respectivo título o acto, o la orden judicial o administrativa en tal sentido.
La cancelación de una inscripción se hará en el folio de matrícula haciendo referencia al acto, contrato o providencia que la ordena o respalda, indicando la anotación objeto de cancelación.
Art. 63. EFFECTS OF CANCELLATION. A registration or inscription that has been cancelled has no legal force and shall recover its effectiveness only by virtue of a final judicial or administrative decision.
ARTÍCULO 63. EFECTOS DE LA CANCELACIÓN. El registro o inscripción que hubiere sido cancelado carece de fuerza legal y no recuperará su eficacia sino en virtud de decisión judicial o administrativa en firme.
Art. 64. LAPSE OF REGISTRATIONS OF INTERIM MEASURES AND SPECIAL CONTRIBUTIONS. Registrations of interim measures shall remain in force for ten (10) years from their registration, unless, before they expire, the judicial or administrative authority that ordered the measure requests renewal of the registration, whereupon it shall remain in force for a further five (5) years, renewable for the same period up to two times.
Once the term of validity or its renewals has expired, the registration shall be cancelled by the registrar by means of a duly reasoned administrative act ordering compliance (de cúmplase), against which no appeal shall lie, provided that a written request is made by the holder(s) of the real right of ownership or by any person who shows a legitimate interest in the property.
ARTÍCULO 64. CADUCIDAD DE INSCRIPCIONES DE LAS MEDIDAS CAUTELARAS Y CONTRIBUCIONES ESPECIALES. Las inscripciones de las medidas cautelares tienen una vigencia de diez (10) años contados a partir de su registro. Salvo que antes de su vencimiento la autoridad judicial o administrativa que la decretó solicite la renovación de la inscripción, con la cual tendrá una nueva vigencia de cinco (5) años, prorrogables por igual período hasta por dos veces.
Vencido el término de vigencia o sus prórrogas, la inscripción será cancelada por el registrador mediante acto administrativo debidamente motivado de cúmplase, contra el cual no procederá recurso alguno; siempre y cuando medie solicitud por escrito del respectivo titular(es) del derecho real de dominio o de quien demuestre un interés legítimo en el inmueble.
Paragraph. For interim measures registered before this statute was enacted, the ten (10) year term referred to in this article shall begin to run from the entry into force of this Law.
PARÁGRAFO. El término de diez (10) años a que se refiere este artículo se empieza a contar a partir de la vigencia de esta ley, para las medidas cautelares registradas antes de la expedición del presente estatuto.
CHAPTER XV · INTERRELATION BETWEEN REGISTRY AND CADASTRECAPÍTULO XV · INTERRELACIÓN REGISTRO CATASTRO
Art. 65. REGISTRY–CADASTRE INFORMATION. The Offices of Registration of Public Instruments shall be obliged to supply to the competent cadastral authorities, within the first ten (10) days of each month and by technical or electronic means offering security and speed, the documents or titles relating to changes and/or modifications in the physical description of real property, of which the cadastral authorities shall take note for the purposes of the powers assigned to them.
ARTÍCULO 65. INFORMACIÓN REGISTRO-CATASTRO. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos estarán obligadas a suministrar a las autoridades catastrales competentes, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes a través de medios técnicos o electrónicos que ofrezcan seguridad y agilidad, los documentos o títulos relativos a las mutaciones y/o modificaciones de la descripción física de los bienes inmuebles, de las cuales toman nota las autoridades catastrales para efectos de las facultades a ellas asignadas.
Paragraph. Where the competent cadastral authorities, in the course of rural and urban cadastral formation and/or updating under the methodology of intervention by mass plot-by-plot sweeping with a multipurpose approach, detect differences in the boundaries and/or area of plots between the information collected on the ground and that held in their databases and/or in the public property register, they shall rectify that information, provided that the holders of the right of ownership of the plot and the owners of adjoining plots express full agreement with the results of the correction and that the correction does not affect the rights of third parties and the plot does not adjoin property that is imprescriptible or owned by public-law entities, property for public use, state-owned (fiscal) property, state-owned property available for grant, or public vacant lands, or property whose possession, occupation or transfer is prohibited or restricted by constitutional or statutory rules.
In such cases, where there is no dispute between the holders and once the relevant cadastral authority has verified that what they have agreed matches the physical reality found on the ground, the Registrar of Public Instruments shall rectify accordingly the information on the area and boundaries of the properties held in his property registration records, without any judicial order being required for that purpose.
The procedure for the administrative correction of boundaries and area by written agreement between the parties, and the cases in which it is not accepted, shall be regulated by the National Government.
Note. Paragraph as amended by Article 65 of Law 1753 of 2015 (National Development Plan 2014–2018), published on 9 June 2015.
PARÁGRAFO. Cuando las autoridades catastrales competentes, en desarrollo de la formación y/o actualización catastral rural y urbana bajo la metodología de intervención por barrido predial masivo con enfoque multipropósito, adviertan diferencias en los linderos y/o área de los predios entre la información levantada en terreno y la que reposa en sus bases de datos y/o registro público de la propiedad, procederán a rectificar dicha información siempre y cuando los titulares del derecho de dominio del predio y sus colindantes manifiesten pleno acuerdo respecto de los resultados de la corrección y esta no afecte derechos de terceros o colinde con bienes imprescriptibles o propiedad de entidades de derecho público, bienes de uso público, bienes fiscales, bienes fiscales adjudicables o baldíos o cuya posesión, ocupación o transferencia estén prohibidas o restringidas por normas constitucionales o legales.
En esos casos, no existiendo conflicto entre los titulares y una vez verificado por la correspondiente autoridad catastral que lo convenido por ellos se ajusta a la realidad física encontrada en terreno, el Registrador de Instrumentos Públicos rectificará conforme a ello la información de cabida y linderos de los inmuebles que repose en sus folios de matrícula inmobiliaria, sin que para ello se requiera de orden judicial.
El procedimiento para la corrección administrativa de linderos y área por acuerdo escrito entre las partes, así como los eventos en los que no sea aceptada, será objeto de reglamento por parte del Gobierno nacional.
Art. 66. CADASTRAL NUMBERS. The cadastral authorities shall inform the registry authorities of the assignment of the cadastral numbers for plots that generate a new cadastral file. Likewise, where one exists, they shall send the plan of the relevant property for the registry archive.
If the cadastral certificate contains the boundaries of the property that is the subject of the transfer, creation or restriction of the real right of ownership, those boundaries shall be identified in the deed in the manner indicated in the certificate. If the boundaries described in the deed do not match those in the cadastral certificate issued for that purpose in accordance with the rules governing or regulating it, the Registrar of Public Instruments shall not register the deed.
Henceforth, all registration records shall contain the particulars of the description, area and boundaries of the plot concerned, which shall be transcribed in full, except for properties deriving from the horizontal property regime, for which a reference to the public deed containing them shall suffice.
ARTÍCULO 66. NÚMEROS CATASTRALES. Las autoridades catastrales informarán a las de Registro la asignación de los números catastrales correspondientes a los predios que generan una nueva ficha predial. Asimismo, cuando exista, enviarán el plano del respectivo inmueble con destino al archivo del registro.
Si el certificado catastral contiene los linderos del inmueble objeto de transferencia, constitución o limitación del derecho real de dominio, estos se identificarán en la escritura en la forma señalada en aquel. En caso de que los linderos descritos en la escritura no coincidan con los del certificado catastral expedido para tal fin de conformidad con la normatividad que lo regule o reglamente, el Registrador de Instrumentos Públicos, no la inscribirá.
En adelante en todos los folios de matrícula deberán consignarse los datos relativos a la descripción, cabida y linderos del predio de que se trate, los cuales se transcribirán en su totalidad a excepción de los inmuebles derivados del régimen de propiedad horizontal donde bastará la cita de la escritura pública que los contenga.
CHAPTER XVI · CERTIFICATESCAPÍTULO XVI · CERTIFICADOS
Art. 67. CONTENT AND FORMALITIES. The Registry Offices shall issue certificates on the legal status of the real property subject to registration, by means of a faithful and complete reproduction of the registrations contained in the property registration record.
The application for issue of the certificate shall state the number of the property registration record or the registration particulars of the plot.
Certification shall be carried out by reproducing in full the information contained in the registration record by any manual, magnetic or other means of recognised technical value. Certificates shall be signed by the Registrar or his delegate, manually, mechanically or by any other electronic means of recognised validity, and shall state the queue number and the date and time of filing, which shall be the same as those of issue; all of this shall be recorded in the relevant registration record.
ARTÍCULO 67. CONTENIDO Y FORMALIDADES. Las Oficinas de Registro expedirán certificados sobre la situación jurídica de los bienes inmuebles sometidos a registro, mediante la reproducción fiel y total de las inscripciones contenidas en el folio de matrícula inmobiliaria.
La solicitud de expedición del certificado deberá indicar el número de la matrícula inmobiliaria o los datos de registro del predio.
La certificación se efectuará reproduciendo totalmente la información contenida en el folio de matrícula por cualquier medio manual, magnético u otro de reconocido valor técnico. Los certificados serán firmados por el Registrador o su delegado, en forma manual, mecánica o por cualquier otro medio electrónico de reconocida validez y en ellos se indicará el número de turno, fecha y hora de su radicación, la cual será la misma de su expedición, de todo lo cual se dejará constancia en el respectivo folio de matrícula.
Paragraph. Where the property registration record is subject to administrative, judicial or any other proceedings, the certificate of title and encumbrances (certificado de tradición y libertad) shall be issued with the corresponding note of that situation.
PARÁGRAFO. En los eventos en que la matrícula inmobiliaria se encuentre sometida a un trámite de actuación administrativa o judicial o de cualquiera otra índole, se expedirá el certificado de tradición y libertad, con la correspondiente nota de esta situación.
Art. 68. TIME LIMIT FOR ISSUE. Certificates shall be issued in the order of filing and shall be issued immediately in computerised offices; in other offices, within a maximum of one (1) day.
ARTÍCULO 68. TÉRMINO DE EXPEDICIÓN. Los certificados se expedirán siguiendo el orden de radicación y serán expedidos de forma inmediata en las oficinas sistematizadas; en las demás, en un plazo máximo de un (1) día.
Art. 69. SPECIAL CERTIFICATES. The Offices of Registration of Public Instruments shall issue, at the request of the interested party, certificates for submission in proceedings for acquisitive prescription of ownership, clarification of titles or other similar proceedings, as well as certificates extending the registry history to a period of more than twenty (20) years, for which they shall have a maximum time limit of five (5) days once the registry database is fully operational.
ARTÍCULO 69. CERTIFICADOS ESPECIALES. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos expedirán, a solicitud del interesado, los certificados para aportar a procesos de prescripción adquisitiva del dominio, clarificación de títulos u otros similares, así como los de ampliación de la historia registral por un período superior a los veinte (20) años, para lo cual contarán con un término máximo de cinco (5) días, una vez esté en pleno funcionamiento la base de datos registral.
Art. 70. SUPPLEMENTARY CERTIFICATES. A supplementary certificate (certificado de complementación) means a certificate issued by one registry office to complete the chain of title of a plot found in the archives of another registry office, so that the certificate of title and encumbrances requested by the interested party can be issued. This occurs where the creation of a new registry office segregated from another is authorised, or where the plot being certified is located in two (2) registration districts.
ARTÍCULO 70. CERTIFICADOS DE COMPLEMENTACIÓN. Se entiende por certificado de complementación aquel que se expide por una oficina de registro para completar la tradición de un predio que se encuentra en los archivos de otra oficina de registro y de esta manera expedir el certificado de tradición y libertad solicitado por el interesado. Este fenómeno se da cuando se autoriza la creación de una nueva oficina de registro, segregada de otra o cuando el predio objeto de la certificación se encuentra ubicado en dos (2) círculos registrales.
Art. 71. COMPETENCE TO ISSUE THE SUPPLEMENTARY CERTIFICATE. The Registry Office located in the territory where the greater part of the plot concerned lies shall be competent to issue the certificate supplementing the chain of title. Where offices have been segregated, the competent office shall be the one holding the registry background of the plot in question.
ARTÍCULO 71. COMPETENCIA PARA EXPEDIR EL CERTIFICADO DE COMPLEMENTACIÓN. Será competente para expedir el certificado de complementación a la tradición, la Oficina de Registro ubicada en el territorio donde se encuentre la mayor parte del predio de que se trate. En el evento de la segregación de oficinas es competente aquella en la cual reposan los antecedentes registrales del predio en cuestión.
Art. 72. VALIDITY OF THE CERTIFICATE. Since certificates of title and encumbrances on the legal status of properties are issued in real time with respect to the date and time of the application, their validity is limited to that date and time.
ARTÍCULO 72. VIGENCIA DEL CERTIFICADO. En virtud de que los certificados de tradición y libertad sobre la situación jurídica de los inmuebles, se expiden en tiempo real respecto de la fecha y hora de su solicitud, su vigencia se limita a una y otra.
CHAPTER XVII · ORGANISATION OF THE PUBLIC REGISTRATION SERVICECAPÍTULO XVII · ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO REGISTRAL
Art. 73. REGISTRATION REGIONS. In accordance with the final paragraph of Article 131 of the National Constitution, for the administrative, financial, operational and personnel management of the Offices of Registration of Public Instruments, the national territory is divided into five (5) registration regions, as follows:
a) Caribbean Registration Region: made up of the departments of La Guajira, Cesar, Atlántico, Magdalena, Córdoba, San Andrés y Providencia, Sucre and Bolívar;
b) Pacific Registration Region: made up of the departments of Chocó, Valle del Cauca, Cauca and Nariño;
c) Orinoquía Registration Region: made up of the departments of Meta, Arauca, Casanare, Vichada, Guainía, Guaviare, Vaupés, Amazonas, Caquetá and Putumayo;
d) Central Registration Region: made up of the departments of Cundinamarca, Huila, Tolima, Boyacá, Santander and Norte de Santander;
e) Andean Registration Region: made up of the departments of Antioquia, Risaralda, Caldas and Quindío.
ARTÍCULO 73. REGIONES REGISTRALES. De conformidad con lo establecido en el inciso final del artículo 131 de la Constitución Nacional, para el manejo administrativo, financiero, operativo y de personal de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, el territorio nacional se divide en cinco (5) regiones registrales, así:
a) Región Registral Caribe: Conformada por los departamentos de La Guajira, Cesar, Atlántico, Magdalena, Córdoba, San Andrés y Providencia, Sucre y Bolívar;
b) Región Registral Pacífica: Conformada por los departamentos de Chocó, Valle del Cauca, Cauca y Nariño;
c) Región Registral Orinoquia: Conformada por los departamentos de Meta, Arauca, Casanare, Vichada, Guainía, Guaviare, Vaupés, Amazonas, Caquetá y Putumayo;
d) Región Registral Central: Conformada por los departamentos de Cundinamarca, Huila, Tolima, Boyacá, Santander y Norte de Santander;
e) Región Registral Andina: Conformada por los departamentos de Antioquia, Risaralda, Caldas y Quindío.
Paragraph 1. Each Registration Region shall have the distribution of Registry Offices determined by the Superintendence of Notaries and Registration.
PARÁGRAFO 1o. En cada Región Registral habrá la distribución de Oficinas de Registro que la Superintendencia de Notariado y Registro determine.
Paragraph 2. Registry Offices shall be classified as principal and sectional offices.
PARÁGRAFO 2o. Las Oficinas de Registro se clasificarán en principales y seccionales.
Paragraph 3. The National Government, at the request of the Superintendence of Notaries and Registration and taking into account the needs of the service, shall determine the category to which each registry office belongs, as well as the number of staff in each and their duties, grade and remuneration.
PARÁGRAFO 3o. El Gobierno Nacional, a solicitud de la Superintendencia de Notariado y Registro, teniendo en cuenta las necesidades del servicio determinará la categoría a la que pertenecerá cada oficina de registro, así como el número de servidores de cada una y sus funciones, su categoría y asignación.
Art. 74. REGISTRATION FEES. The Superintendence of Notaries and Registration shall set the fees for the exercise of the registration function, which shall be adjusted annually and may not exceed the Consumer Price Index, on the basis of a prior study setting out the costs and the criteria of expediency required by the service. All monies received on this account belong to the National Treasury and shall be administered by the Superintendence of Notaries and Registration.
ARTÍCULO 74. TARIFAS REGISTRALES. La Superintendencia de Notariado y Registro fijará las tarifas por concepto del ejercicio de la función registral, las cuales se ajustarán anualmente y no podrán exceder el Índice de Precios al Consumidor, previo estudio que contendrá los costos y criterio de conveniencia que demanda el servicio. Todos los dineros recibidos por este concepto pertenecen al tesoro nacional y serán administrados por la Superintendencia de Notariado y Registro.
CHAPTER XVIII · REGISTRARS OF PUBLIC INSTRUMENTSCAPÍTULO XVIII · REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
Art. 75. PERMANENT, ACTING OR PROVISIONAL APPOINTMENT. Registrars of Public Instruments shall be appointed on a permanent basis (en propiedad) through a competitive merit-based examination.
In the event of a vacancy, if there is no list of eligible candidates in force, the appointing authority may appoint Registrars on an acting (encargo) or provisional basis while the competent body holds the relevant competition. The same shall apply where the competition is declared void.
ARTÍCULO 75. PROPIEDAD, ENCARGO O PROVISIONALIDAD. El nombramiento de los Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad se hará mediante concurso de méritos.
En caso de vacancia, si no hay lista de elegibles vigente, podrá el nominador designar Registradores en encargo o en provisionalidad, mientras el organismo competente realiza el respectivo concurso. De igual modo se procederá cuando el concurso sea declarado desierto.
Paragraph 1. For the purposes of this article, the appointing authority shall be the National Government for Principal Registrars and the Superintendent of Notaries and Registration for Sectional Registrars.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de lo previsto en este artículo, ejercerá la función de nominador para los Registradores Principales, el Gobierno Nacional y para los Registradores Seccionales, el Superintendente de Notariado y Registro.
Paragraph 2. The Superintendent of Notaries and Registration shall have the power to fill temporarily, by way of acting appointment, vacancies in the office of Principal Registrar of Public Instruments arising from death, resignation, leave, holidays, licences, sick leave, secondments, or suspension from office, until the Government fills that office.
PARÁGRAFO 2o. Corresponderá al Superintendente de Notariado y Registro la facultad de proveer temporalmente las vacancias del cargo de Registrador Principal de Instrumentos Públicos, mediante la figura de encargo, generadas por muerte, renuncia, permiso, vacaciones, licencias, incapacidades, comisiones de servicio, suspensión en el ejercicio del cargo, mientras el Gobierno provea dicho cargo.
Art. 76. GENERAL REQUIREMENTS. To be a Registrar of Public Instruments, a person must be a Colombian national, a citizen in the exercise of his rights, a qualified lawyer and over thirty (30) years of age.
ARTÍCULO 76. REQUISITOS GENERALES. Para ser Registrador de instrumentos Públicos, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, abogado titulado y tener más de treinta (30) años de edad.
Art. 77. REQUIREMENTS FOR PRINCIPAL REGISTRAR. To be a Principal Registrar of Public Instruments, in addition to the general requirements, one of the following is required:
Having held a public office of direction, management and control for not less than six (6) years, or having served in the judiciary or taught law at university for at least eight (8) years, or having practised the profession with good standing for not less than ten (10) years.
ARTÍCULO 77. REQUISITOS PARA SER REGISTRADOR PRINCIPAL. Para ser Registrador Principal de Instrumentos Públicos se exigen, además de los requisitos generales, en forma alternativa:
Haber ejercido cargo público de dirección, manejo y control, por un término no menor de seis (6) años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho al menos por ocho (8) años, o la profesión con buen crédito por un término no menor de diez (10) años.
Art. 78. REQUIREMENTS FOR SECTIONAL REGISTRAR. To be a Sectional Registrar of Public Instruments, in addition to the general requirements, the following is required:
Having held a public office of direction, management and control for a term of three (3) years, or having served in the judiciary or taught law at university for at least four (4) years, or having practised the profession with good standing for not less than five (5) years.
ARTÍCULO 78. REQUISITOS PARE [sic] SER REGISTRADOR SECCIONAL. Para ser Registrador Seccional de Instrumentos Públicos se exigen, además de los requisitos generales, los siguientes:
Haber ejercido cargo público de dirección, manejo y control por un término tres (3) años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho al menos por cuatro (4) años, o la profesión con buen crédito por un término no menor de cinco (5) años.
Art. 79. DISQUALIFICATIONS. The following persons may not be Registrars of Public Instruments:
a) Persons under judicial interdiction;
b) Blind persons and persons suffering from any physical or mental condition that impairs the capacity needed for the proper performance of the office;
c) Persons subject to a pre-trial security measure, even if not involving deprivation of liberty, or who have been committed for trial for a criminal offence, until their liability is determined by a final decision;
d) Persons who have been sentenced to imprisonment, even if served at home;
e) Persons who are or have been suspended from practising as lawyers, or disbarred, or disciplined;
f) Persons who, as officials or employees of the Judicial Branch or of the Public Ministry, have been dismissed or suspended for a disciplinary offence classed as serious or very serious, whatever the offences or penalties;
g) Persons who have been dismissed from any public office for very serious offences, whether intentional or committed with very gross negligence, or suspended from office for a serious offence, an intentional offence or a very serious negligent offence;
h) Any others provided for by law.
Note. The words “or disciplined” (o sancionados disciplinariamente) in item (e) were declared conditionally constitutional (CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE) by Constitutional Court Judgment C-612-13 of 4 September 2013, on the understanding that the disqualification does not extend to persons sanctioned with censure or a fine for non-serious offences imposed on their own, in accordance with Law 1123 of 2006.
ARTÍCULO 79. IMPEDIMENTOS. No podrán ser Registradores de Instrumentos Públicos, quienes se encuentren en las siguientes circunstancias:
a) Quienes se hallen en interdicción judicial;
b) Los ciegos y quienes padezcan cualquier afección física o mental que comprometa la capacidad necesaria para el debido desempeño del cargo;
c) Quienes se encuentren bajo medida de aseguramiento, aunque no sea privativa de la libertad, o quienes hayan sido llamados a juicio por infracción penal, mientras se define su responsabilidad por providencia en firme;
d) Quienes hayan sido condenados a pena de prisión, aunque esta sea domiciliaria;
e) Quienes se encuentren o hayan sido suspendidos en el ejercicio de la profesión de abogado o excluidos del ejercicio de la misma o sancionados disciplinariamente;
f) Quienes como funcionarios o empleados de la Rama Jurisdiccional o del Ministerio Público, y por falta disciplinaria, hayan sido destituidos o suspendidos por falta grave o gravísima, cualesquiera que hayan sido las faltas o las sanciones;
g) Quienes hayan sido destituidos de cualquier cargo público por faltas gravísimas, dolosas o realizadas con culpa gravísima o suspendidos en el ejercicio del cargo por falta grave, dolosa o gravísima culposa;
h) Las demás previstas en la ley.
Art. 80. INELIGIBILITY. No person may be nominated or appointed to any post of Registrar of Public Instruments who is the spouse or a relative within the fourth degree of consanguinity, the second degree of affinity or the first civil degree of any of the officials taking part in the nomination or appointment, or of those who took part in their own election or appointment. Appointments made under the rules in force on merit-based entry are excepted from this article.
ARTÍCULO 80. INHABILIDADES. Para ningún nombramiento de Registrador de Instrumentos Públicos podrá postularse o designarse a persona que sea cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, de alguno de los funcionarios que intervienen en la postulación o nombramiento, o de los que hayan participado en la elección o nombramiento de ellos. Se exceptúan de lo previsto en este artículo los nombramientos efectuados en aplicación de las normas vigentes sobre ingreso por méritos.
Art. 81. INCOMPATIBILITIES. Persons who are spouses, permanent partners or relatives within the fourth degree of consanguinity, the second degree of affinity or the first civil degree of one another may not be appointed on a permanent, provisional or acting basis for the same territorial district.
ARTÍCULO 81. INCOMPATIBILIDADES. No podrán ser designados en propiedad, provisionalidad o en encargo para una misma circunscripción territorial personas que sean entre sí cónyuges, compañeros permanentes o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
Art. 82. COMPULSORY RETIREMENT AND RETIREMENT PENSION. Persons who have reached the conditions for compulsory retirement and persons receiving a retirement pension may not be appointed as Registrars of Public Instruments on a permanent, provisional or acting basis.
ARTÍCULO 82. RETIRO FORZOSO Y PENSIÓN DE JUBILACIÓN. No podrán ser nombrados Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad, provisionalidad o en encargo, quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, y quienes estén devengando pensión de jubilación.
CHAPTER XIX · APPOINTMENT, TENURE AND ENTRY INTO THE REGISTRATION CAREER SERVICECAPÍTULO XIX · PROVISIÓN, PERMANENCIA E INGRESO A LA CARRERA REGISTRAL
Art. 83. DISCIPLINARY REGIME. The disciplinary regime, disqualifications, incompatibilities, duties, prohibitions and liability applicable to Registrars of Public Instruments shall be those laid down in Law 734 of 2002, any law amending, repealing or supplementing it, and other related rules.
ARTÍCULO 83. RÉGIMEN DISCIPLINARIO. El régimen disciplinario, impedimentos, incompatibilidades, deberes, prohibiciones y responsabilidad aplicable a los Registradores de Instrumentos Públicos será el previsto en la Ley 734 de 2002, la que la modifique, derogue o adicione y demás normas concordantes.
Art. 84. COMPULSORY RETIREMENT AGE. The compulsory retirement age of Registrars of Public Instruments shall be sixty-five (65) years.
ARTÍCULO 84. EDAD DE RETIRO FORZOSO. La edad de retiro forzoso de los Registradores de Instrumentos Públicos, será la edad de sesenta y cinco (65) años.
CHAPTER XX · HIGHER COUNCIL FOR THE REGISTRATION CAREER SERVICE AND COMPETITIONSCAPÍTULO XX · CONSEJO SUPERIOR PARA LA CARRERA REGISTRAL Y CONCURSOS
Art. 85. HIGHER COUNCIL FOR THE REGISTRATION CAREER SERVICE. The Higher Council for the Registration Career Service is hereby created as the governing body of the Registration Career Service. It shall be composed of the Minister of Justice and Law, who shall chair it; two (2) delegates of the President of the Republic, elected for a term of two (2) years; the President of the Council of State or the Delegate Councillor; the President of the Supreme Court of Justice or the Delegate Justice; the Procurator General of the Nation or his Delegate with the same qualifications; and two (2) career Registrars of Public Instruments, one principal and one sectional, elected for a term of two (2) years, with their respective alternates, who shall attend in the absence of the members. The Superintendent of Notaries and Registration shall attend with a voice but no vote.
ARTÍCULO 85. CONSEJO SUPERIOR DE LA CARRERA REGISTRAL. Créase el Consejo Superior de la Carrera Registral como organismo rector de la Carrera Registral, el cual estará integrado por el Ministro de Justicia y del Derecho, quien lo presidirá; dos (2) delegados del Presidente de la República elegidos para un período de dos (2) años; el Presidente del Consejo de Estado o el Consejero Delegado; el Presidente de la Corte Suprema de Justicia o el Magistrado Delegado; el Procurador General de la Nación o su Delegado con las mismas calidades y dos (2) Registradores de Instrumentos Públicos de carrera, un principal y uno seccional, elegidos para un período de dos (2) años, con sus respectivos suplentes quienes asistirán en caso de ausencia de los principales. El Superintendente de Notariado y Registro, asistirá con voz pero sin voto.
Art. 86. SESSIONS. The Higher Council for the Registration Career Service shall meet whenever convened by its Chair. Its decisions shall be taken by an absolute majority of the members present, and half of its members plus one shall form a quorum for deliberation and decision.
ARTÍCULO 86. SESIONES. El Consejo Superior para la Carrera Registral se reunirá cada vez que fuere convocado por su Presidente. Sus decisiones se tomarán por mayoría absoluta de los miembros presentes y formarán quórum para deliberar y decidir la mitad más uno de sus integrantes.
Art. 87. TECHNICAL SECRETARIAT. The Delegate Superintendent for the Registration of Public Instruments of the Superintendence of Notaries and Registration shall perform the duties of Technical Secretary of the Higher Council for the Registration Career Service.
ARTÍCULO 87. SECRETARÍA TÉCNICA. El Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro desempeñará las funciones de Secretario Técnico del Consejo Superior para la Carrera Registral.
Art. 88. OPERATING EXPENSES. The expenses of operating the Higher Council for the Registration Career Service and the competitions shall be charged to the budget of the Superintendence of Notaries and Registration, which shall also provide it with the technical and administrative services it requires to operate effectively.
ARTÍCULO 88. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. Los gastos que demande el funcionamiento del Consejo Superior para la Carrera Registral y los concursos, se harán con cargo al presupuesto de la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual le proporcionará además, los servicios técnicos y administrativos que requiera para su eficaz funcionamiento.
Art. 89. APPEALS. Only an application for reconsideration (reposición) shall lie against the resolutions of the Higher Council for the Registration Career Service.
ARTÍCULO 89. RECURSOS. Contra las resoluciones del Consejo Superior para la Carrera Registral procederá únicamente el recurso de reposición.
CHAPTER XXI · THE COMPETITION FOR ENTRY INTO THE SERVICECAPÍTULO XXI · DEL CONCURSO PARA INGRESO AL SERVICIO
Art. 90. COMPETITION AND LIST OF ELIGIBLE CANDIDATES. The governing body of the registration career service shall call, administer and hold, directly or through lawfully established public or private universities, the merit-based competitions for entry into the registration career service.
Registrars of Public Instruments shall be appointed by the National Government or by the Superintendent of Notaries and Registration, as the case may be, from the list of eligible candidates submitted by the governing body of the registration career service; such lists shall be published in one or more newspapers with wide national circulation. The list of eligible candidates shall be drawn from the results of the merit-based competition and shall remain in force for two years from that publication.
ARTÍCULO 90. CONCURSO Y LISTA DE ELEGIBLES. El organismo rector de la carrera registral convocará, administrará y realizará directamente o a través de universidades legalmente establecidas, de carácter público o privado, los concursos de méritos para el ingreso a la carrera registral.
Los Registradores de Instrumentos Públicos serán nombrados por el Gobierno Nacional o por el Superintendente de Notariado y Registro, según sea el caso, de la lista de elegibles que le presente el organismo rector de la carrera registral, las cuales deberán publicarse en uno o varios diarios de amplia circulación nacional. La lista de elegibles se obtendrá de los resultados del concurso de méritos y tendrá una vigencia de dos años, a partir de dicha publicación.
Art. 91. ASSESSMENT. In marking the competitions, special weight shall be given to the candidates' experience in activities or duties related to the registration of public instruments, training, and postgraduate and specialisation studies, particularly those relating to registration or related sciences.
The selection tests and instruments are, in order:
a) The analysis of merits and background;
b) The knowledge test;
c) The interview.
The competition shall be marked out of one hundred (100) points, as follows:
The knowledge test shall be worth fifty (50) of the one hundred (100) points of the competition. The examinations shall cover notarial and registration law, civil law, criminal law, commercial law, real estate law, agrarian law and administrative law.
Experience shall be worth up to twenty (20) points: three (3) points for each year in a public office of direction, management and control; two (2) points for each year performing registration or notarial duties; one (1) point for each year practising as a lawyer.
Specialisation or postgraduate studies: ten (10) points.
The interview shall be worth up to twenty (20) points and shall assess the candidate's personality, commitment to service and professionalism.
ARTÍCULO 91. VALORACIÓN. Para la calificación de los concursos se valorará especialmente la experiencia de los candidatos en actividades o funciones relacionadas con el registro de instrumentos públicos, capacitación, estudios de posgrado y de especialización, particularmente los relacionados con el registro o ciencias afines.
Las pruebas e instrumentos de selección son, en su orden:
a) Los análisis de méritos y antecedentes;
b) La prueba de conocimientos;
c) La entrevista.
El concurso se calificará sobre cien (100) puntos, así:
La prueba de conocimientos, tendrá un valor de cincuenta (50) puntos, de los cien (100) del total del concurso. Los exámenes versarán sobre derecho notarial y registral, derecho civil, derecho penal, derecho comercial, inmobiliario, agrario y administrativo.
La experiencia valdrá hasta veinte (20) puntos: tres (3) puntos por cada año en el desempeño del cargo público de dirección, manejo y control; dos (2) puntos por cada año en el ejercicio de funciones registrales o notariales; un (1) punto por cada ano en el ejercicio de la profesión de abogado.
Especialización o posgrados diez (10) puntos.
La entrevista, hasta veinte (20) puntos y evaluará la personalidad, vocación de servicio y profesionalismo del aspirante.
Paragraph 1. For the purposes of this article, experience in practising as a lawyer shall be counted from the date on which the relevant degree was obtained.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos del presente artículo, se contabilizará la experiencia en el ejercicio de la profesión de abogado desde la fecha de obtención del respectivo título.
Paragraph 2. No person who has been convicted of a criminal offence, or subjected to disciplinary or administrative sanctions for conduct harmful to the property of the State or for offences classed as serious or very serious, whatever the offences or penalties, in accordance with the Single Disciplinary Code, may compete for the post of Registrar of Public Instruments.
PARÁGRAFO 2o. No podrá concursar para el cargo de Registrador de Instrumentos Públicos, quien haya sido condenado penalmente, sancionado disciplinaria o administrativamente por conductas lesivas al patrimonio del Estado o por faltas señaladas como graves o gravísimas, cualesquiera que hayan sido las faltas o las sanciones, de conformidad con el Código Disciplinario Único.
Paragraph 3. The content of the test of knowledge and legal judgement shall vary according to the class of registration district (principal or sectional) for which the candidate is competing.
PARÁGRAFO 3o El contenido de la prueba de conocimientos y criterio jurídico variará de acuerdo con la clase de círculo registral (principal o seccional) para el que se concurse.
CHAPTER XXII · LIABILITY OF REGISTRARS OF PUBLIC INSTRUMENTSCAPÍTULO XXII · DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
Art. 92. LIABILITY OF REGISTRARS. Registrars of Public Instruments are responsible for the technical and administrative operation of their respective Offices of Registration of Public Instruments.
ARTÍCULO 92. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS REGISTRADORES. Los Registradores de Instrumentos Públicos son los responsables del funcionamiento técnico y administrativo de las respectivas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
Art. 93. LIABILITY IN THE REGISTRATION PROCESS. Registrars of Public Instruments shall be liable for the registration process and for any failure, without just cause, to register public instruments subject to registration, without prejudice to any liability attributable to the officials taking part in the registration process.
ARTÍCULO 93. RESPONSABILIDAD EN EL PROCESO DE REGISTRO. Los Registradores de Instrumentos Públicos serán responsables del proceso de registro y de la no inscripción, sin justa causa, de los instrumentos públicos sujetos a registro, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda atribuirse a los funcionarios que intervienen en el proceso registral.
Art. 94. FINANCIAL LIABILITY. In the exercise of their duties, Registrars of Public Instruments shall be financially liable for facts, actions and omissions challenged before the contentious-administrative courts where those courts give judgment against the Entity by a final judgment and the outcome resulted from the intentional or grossly negligent conduct of the Registrar concerned.
ARTÍCULO 94. RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL. Los Registradores de Instrumentos Públicos responderán, en ejercicio de sus funciones, en materia patrimonial por los hechos, acciones y omisiones demandados ante la jurisdicción contenciosa administrativa cuando esta profiera condena en contra de la Entidad, mediante sentencia debidamente ejecutoriada y haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del referido Registrador.
Art. 95. CONFLICTS OF INTEREST. Registrars of public instruments may not authorise their own acts or contracts, nor those in which they have a direct interest or in which their spouse, permanent partner, or relatives within the fourth degree of consanguinity, the second degree of affinity or the first civil degree appear as executing parties.
ARTÍCULO 95. IMPEDIMENTOS. Los registradores de instrumentos públicos no podrán autorizar sus propios actos o contratos ni aquellos en que tengan interés directo o figuren como otorgantes su cónyuge, compañero(a) permanente, o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
CHAPTER XXIII · CONTROL OF REGISTRATION SUPERVISIONCAPÍTULO XXIII · CONTROL DE LA VIGILANCIA REGISTRAL
Art. 96. INSPECTION, SUPERVISION AND CONTROL. The provision of the public registration service, and the other functions that the offices of registration of public instruments must perform and carry out in compliance with the law, decrees and regulations, shall be subject to the inspection, supervision and control of the Superintendence of Notaries and Registration.
ARTÍCULO 96. DE LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL. La prestación del servicio público registral, así como las demás funciones que en cumplimiento de la ley, decretos y reglamentos, deban prestar y desarrollar las oficinas de registro de instrumentos públicos estarán sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Art. 97. INTERVENTION IN OFFICES OF REGISTRATION OF PUBLIC INSTRUMENTS. At any time, of its own motion or at the request of oversight bodies or judicial bodies, or as a result of complaints received from citizens, the Superintendence of Notaries and Registration may, after an inspection visit and verification of the facts by the Delegate Superintendence for Registration, take over the management of (intervenir) Offices of Registration of Public Instruments, for which purpose it shall appoint an Intervention Director.
ARTÍCULO 97. INTERVENCIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS. En cualquier momento, de manera oficiosa o a petición de las Entidades de control, judiciales o en virtud de las quejas recibidas de los ciudadanos, la Superintendencia de Notariado y Registro, previa visita y comprobación de los hechos por parte de la Superintendencia Delegada para el Registro, podrá intervenir las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para lo cual nombrará un Director de Intervención.
Paragraph. The grounds for intervention shall include the following:
Serious irregularities in the conduct of the registration process or in the issue of certificates, such as incorrect calculation of registration fees, backlogs in the examination of documents, changes to entries in the registration records without the supporting documents, reuse or cancellation of filing queue numbers, alteration of the databases containing the property registration records, improper handling of the archive supporting the entries, and reprinting or double issue of certificates of title without payment of the corresponding fees.
Also, irregularities in the administrative sphere in payment orders and in procurement procedures.
PARÁGRAFO. Serán causales de intervención, entre otras, las siguientes:
Graves inconsistencias en el trámite del proceso registral o de expedición de certificados, tales como incorrecta liquidación de los derechos de registro, atraso en la calificación de documentos, cambio de anotaciones en los folios de matrícula sin los respectivos soportes, reutilización o anulación de turnos de radicación, alteración en las bases de datos que contienen los folios de matrícula inmobiliaria, indebido manejo del archivo que soporta las anotaciones, reimpresión o doble expedición de certificados de tradición sin pagar los derechos correspondientes.
También por inconsistencias en el campo administrativo en las órdenes de pago, en el trámite de compras.
Art. 98. TYPES OF INTERVENTION. Depending on the seriousness of the facts reported or of those giving rise to the intervention of its own motion, the intervention may be:
a) First-degree intervention. The Intervention Director shall verify the facts giving rise to the intervention and seek to resolve them;
b) Second-degree intervention. This occurs where the administrative act ordering the intervention limits the Registrar's functions to authorising the acts registered or refused, as well as the certificates of title issued, the administrative proceedings conducted and other certificates he must issue, under the directions of the Intervener, with a view to resolving the facts giving rise to the intervention by taking the necessary administrative and legal decisions;
c) Third-degree intervention. This occurs where, following the disciplinary proceedings opened on the basis of the Intervention Director's reports, the Registrar of Public Instruments is provisionally suspended from the functions of office and, under the guidance of the Intervention Director, efforts are made to remedy the facts giving rise to the intervention by taking the necessary administrative and legal decisions.
ARTÍCULO 98. CLASES DE INTERVENCIÓN. Dependiendo de la gravedad de los hechos denunciados o que de oficio dé lugar a la intervención, esta podrá ser:
a) Intervención de primer grado. El Director de Intervención verificará los hechos que dieron lugar a la intervención y procurará la solución de los mismos;
b) Intervención de segundo grado. Se presenta cuando en el acto administrativo que ordena la intervención se limitan las funciones del Registrador a la autorización de los actos que se inscriban o se rechacen, igualmente de los certificados de tradición que se expidan, de las actuaciones administrativas que se surtan y de otras certificaciones que deba expedir, bajo las directrices del Interventor en procura de solucionar los hechos que dieron lugar a la intervención tomando las decisiones administrativas y jurídicas a que haya lugar;
c) Intervención de tercer grado. Se presenta cuando, previo el proceso disciplinario iniciado con ocasión de los informes del Director de Intervención, se suspende provisionalmente de las funciones del cargo al Registrador de Instrumentos Públicos y bajo la orientación del Director de Intervención, se procura conjurar los hechos que dieron lugar a la intervención, tomando las decisiones administrativas y jurídicas a que haya lugar.
Paragraph. In any degree of intervention of a Registry Office, the administrative act ordering the intervention shall be forwarded to the Internal Disciplinary Control Office of the Superintendence of Notaries and Registration for action within its competence.
PARÁGRAFO. En cualquiera de los grados de intervención de la Oficina de Registro, con el acto administrativo que decrete la intervención, se dará traslado a la Oficina de Control Disciplinario Interno de la Superintendencia de Notariado y Registro, para lo de su competencia.
Art. 99. ADMINISTRATIVE ACT INITIATING THE INTERVENTION. The administrative act ordering the intervention of a Registry Office shall contain at least:
a) The reasons, stating the facts giving rise to the intervention;
b) An indication of the degree of intervention of the Registry Office;
c) The appointment of the Intervention Director;
d) An indication of the period for which the Registry Office will be under intervention;
e) An order for the administrative act to be published in the Registry Office under intervention, in the Diario Oficial and on the website of the Superintendence of Notaries and Registration.
ARTÍCULO 99. ACTO ADMINISTRATIVO DE INICIO DE LA INTERVENCIÓN. El acto administrativo que ordene la intervención de la Oficina de Registro, deberá contener como mínimo:
a) Motivación de los hechos que dan lugar a la intervención;
b) Indicación del grado de intervención de la Oficina de Registro;
c) Designación del Director de Intervención;
d) Indicación del tiempo que será objeto de intervención la Oficina de Registro;
e) Ordenar la publicidad del acto administrativo en la Oficina de Registro intervenida y en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Art. 100. FUNCTIONS OF THE INTERVENTION DIRECTOR. The Intervention Director shall have the following functions:
a) To take all necessary administrative and legal decisions, and to establish the necessary procedures, to remedy the facts that gave rise to the intervention;
b) To make the relevant communications to the Internal Disciplinary Control Office, for action within its competence;
c) To revoke the relevant administrative acts in accordance with the Contentious-Administrative Code, or with the rule that supplements or amends it;
d) To safeguard the information under investigation, which shall be confidential;
e) To submit to the Delegate Superintendence for Registration weekly reports on the intervention and a final report on its completion;
f) To file the relevant criminal complaints in the course of the intervention, where appropriate;
g) Any others deemed necessary for the proper functioning of the Registry Office under intervention.
ARTÍCULO 100. FUNCIONES DEL DIRECTOR DE INTERVENCIÓN. El Director de Intervención tendrá las siguientes funciones:
a) Tomar todas aquellas decisiones administrativas y jurídicas, así como establecer los procedimientos a que haya lugar, para conjurar los hechos que generaron la intervención;
b) Efectuar las respectivas comunicaciones a la Oficina de Control Disciplinario Interno, para lo de competencia;
c) Revocar los actos administrativos a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo, o de la norma que lo adicione o modifique;
d) Guardar la información objeto de investigación, la cual será reservada;
e) Presentar a la Superintendencia Delegada para el Registro, informes semanales de su gestión de intervención y un informe final al culminar la misma;
f) Proceder a efectuar las denuncias penales pertinentes, en desarrollo de la intervención, cuando a ello haya lugar;
g) Las demás que se consideren necesarias para el buen funcionamiento de la Oficina de Registro intervenida.
Art. 101. ACCOMPANIMENT. Where the Superintendence of Notaries and Registration or the Intervention Director considers it necessary, it may request district, municipal or national oversight bodies to accompany the intervention process from its start until its completion.
ARTÍCULO 101. ACOMPAÑAMIENTO. Cuando la Superintendencia de Notariado y Registro o el Director de Intervención lo considere necesario, podrá pedir el acompañamiento a los entes de control de carácter distrital, municipal o nacional desde el inicio del proceso de intervención hasta la culminación de este.
Art. 102. PUBLIC HEARING. The Intervention Director may convene a public hearing for claims by posting a notice in the Registry Office under intervention, at which interested persons may submit the documents supporting their claims. The Intervention Director shall process the claims, where appropriate, in order to resolve them.
ARTÍCULO 102. AUDIENCIA PÚBLICA. El Director de Intervención podrá convocar a una audiencia pública de reclamaciones, mediante la fijación de aviso en la Oficina de Registro intervenida, en la cual las personas interesadas, podrán presentar los documentos que soporten su reclamación. El Director de Intervención dará trámite a las reclamaciones cuando haya lugar, para la solución de estas.
Art. 103. ROLE OF THE SUPERINTENDENCE OF NOTARIES AND REGISTRATION IN THE INTERVENTION. The Superintendence of Notaries and Registration does not co-administer and is not responsible for the function of the Intervention Director; it shall only lead the process.
ARTÍCULO 103. FUNCIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO EN LA INTERVENCIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro no coadministra ni es responsable de la función del Director de Intervención, solo tendrá el liderazgo sobre el proceso.
CHAPTER XXIV · GENERAL PROVISIONSCAPÍTULO XXIV · DISPOSICIONES GENERALES
Art. 104. ENTRY INTO FORCE AND REPEALS. This Law shall enter into force upon its promulgation and repeals Decree-Law 1250 of 1970, Decree 1975 of 1970, Decree 2156 of 1970, Decree 2157 of 1970 and any other provisions contrary to it.
ARTÍCULO 104. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de su promulgación y deroga el Decreto-ley 1250 de 1970, Decreto número 1975 de 1970, Decreto número 2156 de 1970, Decreto número 2157 de 1970, y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Unofficial translation by BCA LatAm for information. Only the Spanish text published in the Diario Oficial is authentic. Article headings are editorial; chapter, section and marginal headings are the law’s own. Text checked against the text in the basic legislation database of the Secretaría General del Senado (secretariasenado.gov.co), with its notes on amendments and Constitutional Court rulings; struck-out words are omitted and marked […] on 27 October 2026. This page is not legal advice.
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